Documenti
Quando un assistente sui vostri documenti ha senso
Se le risposte esistono già, nei manuali tecnici, nei template commerciali, nelle procedure interne, ma trovarle richiede di chiamare la persona giusta o cercare tra dieci cartelle, un assistente documentale può togliere quel collo di bottiglia.
Casi buoni
- procedure distribuite tra cartelle, PDF e wiki;
- manuali tecnici difficili da consultare;
- template commerciali e risposte standard difficili da trovare;
- dipendenza da poche persone che conoscono gli archivi.
Limiti
Documenti obsoleti, approvazioni confuse e contenuti senza responsabile mandano fuori strada anche un buon assistente.
Come entriamo in un progetto documentale
Prima di costruire qualcosa, guardiamo insieme un archivio specifico: quanti documenti ci sono, chi li aggiorna, quanto sono coerenti. Se il materiale è disorganizzato o senza un responsabile chiaro, lo diciamo prima di iniziare. Il pilota ha senso solo se c'è un criterio concreto per dire se ha funzionato.